Τα meetings δημιουργούν ευθυγράμμιση αλλά όχι σαφήνεια γιατί η διαδικασία λήψης αποφάσεων συχνά στοχεύει στο να συμφωνήσει η ομάδα. Όχι στο να ξεκαθαριστούν τα πραγματικά δεδομένα, οι κίνδυνοι ή οι υπευθυνότητες. Οι άνθρωποι φεύγουν συμφωνώντας σε μια κοινή και γενική αφήγηση, αλλά χωρίς να έχουν καταλάβει πλήρως τα διακυβεύματα και τις συνέπειες.
Η σαφήνεια δεν προκύπτει απ’ τη συζήτηση. Προκύπτει από σαφή πλαίσια και περιορισμούς.
Γιατί οι ομάδες συμφωνούν αλλά αποτυγχάνουν;
Η συμφωνία φαίνεται παραγωγική. Μειώνει την ένταση, προστατεύει σχέσεις και δείχνει πρόοδο. Αλλά οι αποφάσεις των ομάδων συχνά αποτυγχάνουν για τρεις βασικούς λόγους.
- Συγκλίνουν πολύ νωρίς.
Η πρώτη πρόταση που φαίνεται λογική γίνεται άγκυρα. Οι κοινωνικές δυναμικές σπρώχνουν την ομάδα προς αυτήν την πρόταση. - Η έγκριση αντικαθιστά την εξερεύνηση.
Μόλις μια κατεύθυνση ακουστεί συνεκτική, η ενέργεια πηγαίνει στην υπεράσπισή της, όχι στην αμφισβήτηση. (την καλώς εννοούμενη. Ότην αμφισβήτηση από αντίδραση). - Η ασάφεια μένει αδιερεύνητη.
Οι κίνδυνοι αναφέρονται αλλά δεν εξετάζονται σε βάθος. Οι εξαρτήσεις θεωρούνται δεδομένες χωρίς έλεγχο.
Έρευνες στη συμπεριφορική επιστήμη δείχνουν ότι οι ομαδικές αποφάσεις ενισχύουν προκαταλήψεις και καταστέλλουν τη διαφωνία, ειδικά όταν υπάρχει ιεραρχία ή πίεση χρόνου ή και τα δύο. Το αποτέλεσμα; Μια ομάδα που συμφωνεί και ένα μέλλον γεμάτο εκπλήξεις.
Η σαφήνεια χρειάζεται σκόπιμη τριβή. Χωρίς αυτή, η ευθυγράμμιση είναι εύθραυστη.
Γιατί στα meetings δεν αναφέρονται οι κίνδυνοι;
Οι κίνδυνοι σπάνια αναφέρονται γιατί το κοινωνικό κόστος είναι άμεσο, ενώ το οργανωτικό κόστος της αγνόησής τους έρχεται αργότερα.
Στις περισσότερες συναντήσεις
- Το να αναφέρεις αβεβαιότητες καθυστερεί τη ροή.
- Το να αμφισβητείς υποθέσεις φαίνεται σαν αντίσταση.
- Το να επισημαίνεις κινδύνους μοιάζει με εμπόδιο στην πρόοδο.
Διαβάστε επίσης: Γιατί οι Γρήγορες Αποφάσεις Δεν Σημαίνουν Καλύτερη Ηγεσία
Γι’ αυτό οι άνθρωποι αυτολογοκρίνονται.
Η ψυχολογική ασφάλεια δεν αρκεί από μόνη της. Αυτό που μετράει είναι η δομημένη άδεια να αναδείξεις διαφορετικές απόψεις πριν η ομάδα καταλήξει σε συμφωνία.
Οι επιτυχημένες ομάδες ξεχωρίζουν για
- Δημιουργία ιδεών
- Αναγνώριση μοτίβων
- Δοκιμές σε σενάρια
- Έγκριση
Όταν όλα αυτά γίνονται σε μία 60λεπτη συνάντηση, η πολυπλοκότητα καταρρέει σε απλή συμφωνία.
Πώς διασπάται η διαδικασία λήψης αποφάσεων της ομάδας;
Η τυπική διαδικασία λήψης αποφάσεων ομάδας έχει συνήθως αυτή την πορεία.
- Παρουσιάζεται το πρόβλημα.
- Κάποιος/οι καθορίζουν την πρώτη κατεύθυνση.
- Η ομάδα εστιάζει σε αυτήν τη λύση.
- Ο ηγέτης δείχνει την έγκρισή του.
- Η ομάδα συμφωνεί.
Τι λείπει;
- Ανεξάρτητη διερεύνηση διαφορετικών επιλογών
- Μικρές, ασφαλείς δοκιμές
- Σαφής καταγραφή αβεβαιοτήτων
- Καθορισμένη υπευθυνότητα για την εκτέλεση
Όταν η έγκριση γίνεται η κύρια πύλη λήψης αποφάσεων, η ομάδα επικυρώνει τη συνοχή. Όχι την ανθεκτικότητα.
Μια πιο σωστή προσέγγιση χρησιμοποιεί την έγκριση στο τέλος. Πριν από αυτήν:
- Παράγονται ανεξάρτητα μικρά προτεινόμενα σενάρια
- Συγκρίνονται τα μοτίβα χωρίς συζήτηση
- Εξετάζονται αντικρουόμενα σήματα
- Γίνονται μικρές δοκιμές σε ελεγχόμενο περιβάλλον
Τότε μόνο αποφασίζεται τι θα κλιμακωθεί. Οι συναντήσεις έτσι γίνονται εργαλεία αναγνώρισης μοτίβων και όχι απλά “διαδικασίες έγκρισης”.
Η σαφήνεια χρειάζεται περιορισμούς. Όχι περισσότερη συζήτηση
Περισσότερη συζήτηση δεν φέρνει σαφήνεια. Συχνά φέρνει απλώς αίσθηση προόδου.
Σαφήνεια προκύπτει όταν οι ομάδες
- Καθορίζουν κριτήρια πριν συζητήσουν λύσεις
- Μετράνε τι είναι επιτυχία
- Ξεχωρίζουν αποφάσεις που δεν γυρίζουν πίσω
- Διαχωρίζουν στρατηγική από εκτέλεση
Στους περισσότερους οργανισμούς, οι συναντήσεις ανακατεύουν αυτά τα επίπεδα. Το αποτέλεσμα; Ευθυγράμμιση στην πρόθεση αλλά σύγχυση στη δράση.
Όταν οι αποφάσεις δομούνται με περιορισμούς, τα trade-offs φαίνονται. Και όταν φαίνονται, η ευθύνη γίνεται πραγματική. Εκεί ζει η σαφήνεια.
Τι πρέπει να αλλάξουν οι ηγέτες;
Οι ηγέτες χρειάζεται να ξανασχεδιάσουν το πώς παίρνονται οι αποφάσεις. Όχι απλά να ζητούν “περισσότερη συζήτηση”.
Πρακτικά βήματα
- Προ-αναγνώσεις γραπτά για να μειωθεί η πρόωρη άγκυρα
- Συλλογή ανεξάρτητων απόψεων πριν τη συζήτηση
- Σαφής καταγραφή κινδύνων και πιθανοτήτων
- Εντοπισμός και διερεύνηση διαφωνιών
- Μικρές δοκιμές πριν την κλιμάκωση
- Κλείσιμο με log απόφασης. Υπεύθυνος, όρια, επόμενη ανασκόπηση
Δεν είναι απλώς συνήθειες γραφείου. Είναι συμπεριφορικές παρεμβάσεις που κάνουν τα meetings λειτουργικό εργαλείο ανθεκτικότητας.
Διάβασε επίσης: The Decision Layer. Οι Δεξιότητες που Λείπουν απ’ τους Ηγέτες του 21ου Αιώνα
Το βαθύτερο μοτίβο
Οι ομάδες αποτυγχάνουν όχι από έλλειψη νοημοσύνης αλλά από τυφλες διαδικασίες.
Όταν η διαδικασία στοχεύει στην αρμονία, η ομάδα πετυχαίνει ευθυγράμμιση. Όταν στοχεύει στην εξερεύνηση με περιορισμούς, η ομάδα πετυχαίνει σαφήνεια.
Η συμφωνία είναι συναισθηματική.
Η σαφήνεια είναι δομική.
Αν θέλουμε ανθεκτικές επιχειρήσεις και οργανισμούς, χρειάζεται να σχεδιάσουμε συναντήσεις όπου η αβεβαιότητα φαίνεται, οι διαφωνίες είναι χρήσιμες και η έγκριση κερδίζεται με αποδείξεις. Όχι με άνεση.
Έτσι η ομαδική λήψη αποφάσεων γίνεται δύναμη. Όχι αδυναμία.
